В помощь казначею класса
Советы бухгалтера
Мало кто из мам и пап с удовольствием стремится работать в родительском комитете. Среди тех, кто все же с радостью впрягается в общественную работу, совсем мало желающих стать казначеем класса или группы в детском саду. Но при продуманном подходе и использовании современных компьютерных программ это отнимет у вас совсем немного сил и времени, а помощь воспитателю и классному руководителю будет оказана неоценимая!
Сегодня своим опытом с нами поделится опытный казначей родительского комитета Datura28.
Итак, зачем собирать деньги в классе? Они могут понадобиться:
-
на хозяйственные нужды;
-
на подарки (детям, учителям, воспитателям);
-
на совместные праздники и культурные мероприятия.
Как правило, сбором денег занимается казначей класса. Обратите внимание, он должен собрать не только деньги, но и все документы, подтверждающие траты. И главное: он должен обязательно отчитываться на собраниях перед родителями о тратах. И часто случается, что человеку, на которого возложили обязанности казначея, не хватает практического опыта для ведения бухгалтерии класса. Если вам выпала честь быть казначеем, надеюсь, моя статья и бухгалтерский опыт вам помогут.
Компьютер – компьютером, а тетрадку заведите
” Важно! У вас все равно должен быть бумажный список-ведомость. Можно завести линованную тетрадь либо отдельную ведомость на каждый месяц. Рассмотрим, как примерно должна выглядеть ведомость.
![](/m24/images/11891/a81dda6850c091cc7cae9ee82acfc5a8abb51172_.jpg)
(Кликните на фото для увеличения)
Помимо имени и суммы, я настоятельно рекомендую обязательно включать графы «дата» и «подпись», подтверждающая, что деньги сдали. Все быстро привыкают: сдал деньги – расписался. Нет подписи, значит, не сдавал.
Excel – первый помощник школьного казначея
Итак, для меня удобнее всего вести учет в таблице Excel, так как не нужно постоянно суммировать или вычитать: достаточно задать необходимые формулы, а также корректно заносить исходные данные, и Excel все итоги подведет сам.
Переходим непосредственно к таблице Excel. Я разделила ее на три части.
-
Приходная часть
-
Расходная часть
-
Итоги
Приходная часть
В приходной части вы будете заносить все поступления в кассу.
![](/m24/images/11891/c0e0c7daaeebce80730378631575aa038c67254b_.jpg)
(Кликните на фото для увеличения)
То есть, нужно будет просто заполнять таблицу по вашей ведомости. В таблице видна вся информация по месяцам и по назначению денег, например, «на хозяйственные нужды». Внизу таблицы в строке «Итого» результаты считаются автоматически. Как я уже говорила, для этого достаточно корректно заносить данные.
” Если в вашем классе больше 30 человек, тогда строки добавляйте в таблицу посередине, а не до первой строчки и не после последней, чтобы не сбились итоговые формулы.
Расходная часть
Теперь рассмотрим расходную часть.
![](/m24/images/11891/ea3256db531814c8b8dbce2c2d5e40ef51095431_.jpg)
("Хозяйственные нужды" - кликните на фото для увеличения)
Она также разделена по группам расходов. То есть расходы на хозяйственные нужды учитываются отдельно от расходов на мероприятия. Это в дальнейшем позволит вам лучше планировать, какую сумму необходимо собрать на конкретное мероприятие, и отследить, сколько и куда денег ушло. В бухгалтерском учете это называется «разделение расходов по статьям».
” Хочу подчеркнуть: строки с расходами по разным видам трат находятся в том же столбце, что и соответствующий приход.
![](/m24/images/11891/9ce66b90334693b71d1bd2e8da10e7708048733e_.jpg)
![](/m24/images/11891/3c96bea72fc14bfb48805f29923585451e2ba507_.jpg)
("Мероприятия" - кликните на фото для увеличения)
Также как и в приходной части, под каждым видом расхода автоматически рассчитывается итог. Здесь тоже при нехватке строк в расходной части – добавляйте строки посередине таблицы, чтобы не «слетели» итоговые формулы.
Итог
Ну и последняя часть таблицы – итоговая.
![](/m29/images/11891/afbb579eb3df119e4089f9e825837ca9ee72ddde_.jpg)
(Кликните на фото для увеличения)
Здесь видно, сколько всего денег в кассе класса. Это удобно, так как позволяет не держать деньги в разных конвертах, в которых очень легко запутаться. Разные «конверты» у вас просто в столбцах таблицы, так сказать – виртуальные. Также в итоговой части удобно смотреть, был ли перерасход или же наоборот остался излишек денег.
” При печати весь отчет занимает всего 4 листа формата А4. И не нужно заводить амбарные книги, много писать вручную, считать на калькуляторе и так далее.
И в заключение хочу сказать следующее: когда учет общественных денег прозрачен, и любой родитель может посмотреть, куда израсходованы деньги, в родительском коллективе будет меньше недоразумений и конфликтов.
Надеюсь, мой опыт будет полезен для вас. Пустой файл-шаблон вы можете скачать здесь >>>>
28.07.2016,
обновлено 1.09.24
Если вам понравились эти рекомендации, оставьте ссылку на публикацию в социальных сетях.